Hybride RFID-Technologie für verlässliche Zeiterfassung und schnelle Zutrittskontrolle beim Logistik-Dienstleister LOXXESS.

2022 erreicht LOXXESS einen weiteren Meilenstein: Im tschechischen Bor, in Grenznähe zu Deutschland, wird Ende des Jahres eine neue Logistikhalle mit 68.000 m² in Betrieb genommen. Zukünftig wird hier die Warendistribution für einen Großkunden abgewickelt. Mit dieser Standorterweiterung schafft LOXXESS wichtige Ressourcen für das Wachstum des Kunden.

Für eine Logistik in dieser Größenordnung mit branchenüblichen Schwankungen und Auftragsspitzen bedarf es effizienter Prozesse in allen Unternehmensbereichen. Deshalb holte sich LOXXESS bei den ersten Planungen für die Infrastruktur der Halle Unterstützung vom langjährigen IT-Lösungspartner SOFT-CONSULT Häge GmbH. Bereits seit 2007 begleitet der Digitalisierungspartner den Kunden LOXXESS. Er betreut unter anderem die Lösungen für Zeitwirtschaft, Zutrittskontrolle sowie Lohn und Gehalt.

Herausforderung: Ältere und neue RFID-Technologie für Zeiterfassung und Zutritt.
Seit vielen Jahren nutzt LOXXESS an allen Standorten die INTUS-Zeiterfassungsterminals und -Zutrittssysteme von PCS Systemtechnik GmbH. Personalleiterin Jeanette Uhlmann fasst die Erfahrungen zusammen: „Die INTUS-Terminals laufen gut und sind viele Jahre bei uns im Einsatz. Manche Terminals werden mit umgezogen und am neuen Standort weiter genutzt“. Im Sinne der Nachhaltigkeit wird die Hardware so lange erhalten, wie sie funktioniert. Allerdings stieß diese Philosophie in jüngster Zeit an ihre Grenzen. Denn die ältere RFID-Technologie entspricht inzwischen nicht mehr den aktuellen Standards. Neue Generationen arbeiten heute mit Verschlüsselung bei der Datenübertragung. Neue Transpondermedien verfügen über ein höheres Sicherheitsniveau, verbesserte Reaktionszeiten und eine größere Speicherkapazität. LOXXESS wird deshalb nach und nach auf diesen neuen Standard umsteigen.

Kombinationstransponder ermöglichen hybriden Betrieb.
Bei der Ausstattung der Logistikhalle in Bor wird nur noch die neueste RFID-Technologie für Zeit und Zutritt genutzt, um zukunftsgerecht aufgestellt zu sein. Dadurch ergab sich eine komplizierte Situation, denn an anderen Standorten wird die ältere Hardware weiter genutzt, da sie problemlos läuft.

Was also tun? LOXXESS erkundigte sich bei den Experten von SOFT-CONSULT, ob ein paralleler Betrieb von alt und neu, mit nur einem Firmentransponder möglich sei. SOFT-CONSULT schlug eine hybride Lösung in Form eines neuen Schlüsselanhängers vor. Auf ihm befinden sich zwei Sektoren, sowohl für die ältere als auch für die aktuelle Technologie. Mit diesen Kombi-Transpondern kann jeder Zutrittsleser an jedem LOXXESS-Standort bedient werden.

Für das übergeordnete Zeiterfassungssystem war es allerdings etwas komplizierter: Die hybriden Buchungssätze mussten erst harmonisiert werden, damit sie in der übergeordneten Software verarbeitet werden können. Hier wurde von PCS Systemtechnik eine individuelle Lösung programmiert, welche das alte System mit dem neuen verbindet. Die Tests am Standort Bor ergaben, dass die Kombi-Transponder die Arbeitszeiten richtig übertragen und somit konnten die neuen Transponder an alle Mitarbeiter ausgegeben werden. Seither nutzen auch weitere LOXXESS-Standorte in Deutschland die neuen Transponder, um nach und nach die alte Technik gänzlich abzulösen.

Zuverlässiges Zeiterfassungsterminal mit Folientastatur und Barcode-Scanner.
Bei LOXXESS arbeiten die Mitarbeiter im Mehrschichtbetrieb rund um die Uhr. Die Dienstleistungen werden kundenindividuell vereinbart und reichen bis zum Fulfillment mit Rechnungsstellung. Damit dies für jeden Kunden korrekt abgerechnet werden kann, buchen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten auf Kundenkostenstelle. Diese Buchungen werden an einem INTUS 5540-Zeiterfassungsterminal erfasst, das über eine haptische Folientastatur verfügt. So kann das Terminal auch von Beschäftigten mit Handschuh bedient werden. Ein zusätzlicher Scanner am Gerät ermöglicht das Lesen von Barcodes für die Zuordnung der Projektzeiten.

Abbildung: Am robusten Zeiterfassungsterminal INTUS 5540 lassen sich Projektzeiten erfassen.

Schnelle Reaktionsgeschwindigkeit ist in der Zutrittskontrolle essenziell.
Bei der Auswahl der Zutrittskontrolle spielt Zuverlässigkeit eine große Rolle. In Bor treffen zu Schichtbeginn am Morgen gleichzeitig mehrere hundert Personen an insgesamt drei Halleneingängen ein. Um die Personenströme zu kanalisieren, wurden pro Eingang zwei bis drei Drehkreuze installiert, die mit den Zutrittslesern INTUS 620 bedient werden. Auch hier bewähren sich die aktuellen Modelle, die mit schnellen Reaktionszeiten die Mitarbeitenden rasch passieren lassen.

Verlässliche HR-Prozesse über alle Standorte sind sehr wichtig.
Bei einem Unternehmen mit 28 Standorten ist es besonders wichtig, dass die Prozesse über alle Standorte hinweg funktionieren. Deshalb legt Personalleiterin Jeanette Uhlmann besonders viel Wert darauf, papierlose Prozesse einzuführen: „Wir beschäftigen rund 2.600 Mitarbeitende – damit zählen wir immer noch zum Mittelstand. Wir holen uns für unsere Anforderungen Experten mit ins Boot, die mit uns zusammen unsere IT-Prozesse gestalten.“ Frau Uhlmann schätzt die Unterstützung von SOFT-CONSULT bei der Einrichtung der HR-Prozesse, denn Änderungen können komplex sein. Die hinterlegten Schichtmodelle dürfen nicht unbeabsichtigt geändert werden.

Zu einem gelungenen HR-Workflow tragen auch die qualitativ hochwertigen INTUS-Zeiterfassungsterminals bei. Eine wichtige Funktion ist, dass alle Buchungen in den INTUS-Terminals gespeichert werden. Eigentlich gedacht als Notfallspeicher für einen eventuellen Blackout, nutzt die HR-Abteilung die Funktion bei der Einstellung von neuem Personal. Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen bereits am ersten Tag einen Firmenschlüsselanhänger ausgehändigt und können sofort ihre Arbeitszeiten buchen. Die eigentliche Anlage des Mitarbeiterstammsatzes in der Software erfolgt erst zu Beginn des nächsten Monats. Sobald der Stammsatz vorhanden ist, werden die schon erfolgten Buchungen aus dem Terminal abgeholt und richtig zugeordnet.

Da die Zahl der Mitarbeitenden saisonalen Schwankungen unterliegt, nutzt LOXXESS für Auftragsspitzen temporär beschäftigte Lohnarbeiterinnen und -arbeiter. Auch die Zeitarbeitsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter buchen ihre Arbeitszeiten an den INTUS-Zeiterfassungsterminals. Die Buchungsdaten werden gesammelt exportiert und an den Dienstleister übermittelt. So entfällt die manuelle Abrechnung von Lohnarbeitszeiten.

Abbildung: Die HR-Prozesse für 2.600 Mitarbeitende laufen mit Unterstützung von Soft-Consult Häge inzwischen papierlos.

Kundenzitat Jeanette Uhlmann, Leitung Personal, LOXXESS

„Die Zusammenarbeit mit SOFT-CONSULT und PCS hat mich vor allem durch die große Professionalität überzeugt. Bei allen beteiligten Parteien stand immer die bestmögliche Lösung im Vordergrund. Auch wenn es mal schwieriger wurde, haben unsere Ansprechpartner immer schnell reagiert und gehandelt. Durch die Flexibilität und eine auf uns zugeschnittene Dienstleistung konnten wir gemeinsam eine gute Lösung entwickeln.“