Dokumentenmanagement System (DMS)
Dokumentenmanagement: Was ist das?
Beim Dokumentenmanagement geht es darum, Dokumente effizient zu erfassen, zu bearbeiten, zu verwalten und zu speichern. In Unternehmen gibt es heutzutage zahlreiche Dokumente. Rechnungen, Angebote, Präsentationen, Aussendungen und vieles mehr. Oftmals gehen Dokumente verloren und sind nicht mehr auffindbar. Das kann zu rechtlichen Problemen oder zeitlichem Mehraufwand führen.
Durch ein Dokumentenmanagement System ändert sich das. Als Unternehmen können Sie die Papiermengen verringern, die Auffindbarkeit erhöhen, Prozesse beschleunigen und damit die Kosten reduzieren.
Digitales Dokumentenmanagement: Einfache Erfassung und Dateneingabe
Mit einem Dokumentenmanagement System können Sie den gesamten elektronischen Datenbestand – von der täglich eingehenden E-Mail bis zur Bewerbung – automatisiert erfassen, speichern und archivieren (Capture-Funktion). Mit Hilfe von benutzerdefinierten Regeln erkennt das System automatisch, welche E-Mail-Anhänge übernommen und wo sie abgelegt werden müssen. Sollen analoge Papierdokumente digitalisiert werden, ist auch das durch eine Scanneranbindung problemlos und schnell möglich. Zudem können in einem Dokumentenmanagement Software Dokumente hochgeladen und mit lokalen Ordnen auf dem PC synchronisiert werden.
Haben Sie Fragen?
Für wen eignet sich ein Dokumentenmanagement System?
Personalmanagement
Mit der digitalen Personalakte können Sie Personaldokumente digital ablegen und Dokumente online bearbeiten und sekundenschnell suchen.
Administration
Ob Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder sonstige Schreiben. In der Administration sind Dokumente nicht wegzudenken. KENDOX hilft bei der Erfassung, Bearbeitung und Archivierung, um höhere Effizienz zu ermöglichen.
Buchhaltung
Sie können wichtige Dokumente für das Rechnungswesen digitalisieren und Workflows automatisieren. Das ermöglicht Ihnen neue Möglichkeiten fürs Controlling.
Einkauf und Verkauf
Sie können Belege, Rechnungen und Angebote von Lieferanten und Kunden digital sammeln und analysieren.
Technische Besonderheiten von KENDOX
Durch die maßgeschneiderten Service Level bei KENDOX erhalten Sie genau das, was sie brauchen. Als IT-Partner konfigurieren wir für Sie unterschiedliche Module und implementieren Anpassungen. Bei Bedarf können wir für Sie zudem die KENDOX-Software für den Cloud-Betrieb konzipieren. So zahlen Sie nur für die Leistungen, die Sie auch wirklich benötigen.
KENDOX zeichnet sich durch universelle, offene Schnittstellen aus. Das bedeutet, dass Sie die Daten und Informationen aus KENDOX ohne großen Aufwand in andere Software-Systeme, wie CRM, ERP, SAP oder ähnliches integrieren können.
Die vielfältigen Zugriffsmöglichkeiten über PC, Laptop, Browser, Smartphone oder per App machen die Software-Lösung gerade in Zeiten von Corona und mobilem Arbeiten besonders zukunftstauglich. Ihre Mitarbeiter können von sämtlichen Geräten arbeiten und sind nicht mehr örtlich gebunden.
Durch die flexiblen Lizenz- und Preismodelle können wir gemeinsam mit KENDOX sehr individuelle und preiswerte Lösungen umsetzen.
So intuitiv funktioniert KENDOX
Die Nutzeroberfläche von KENDOX – schnell, unkompliziert, genau
Mit KENDOX arbeiten Sie mit allen Akten und Dokumenten reibungslos. Sie finden im Dashboard übersichtlich alle Ergebnisse gelistet und können das Dokument direkt online bearbeiten oder anderen Personen zuweisen. Zudem können Sie direkt die Versionshistorie beobachten und bei Bedarf über „Versionslog“ sehen, wer bereits am Dokument gearbeitet hat.
Design, Compliance und Datenschutz-Anpassungen von der ersten Minute
Mit KENDOX können Sie das Design der Oberfläche passend zu Ihrem Unternehmensdesign anpassen. Außerdem können Sie selbst Einstellungen vornehmen und bestimmte rechtliche Vorgaben konfigurieren. Idealerweise können Sie das auch von einem IT-Dienstleister durchführen lassen. Die vielen Konfigurationsmöglichkeiten bei KENDOX helfen Ihnen dabei, Ihre Richtlinien einfach und ohne großen Mehraufwand zu erfüllen.
Suchen: So einfach, wie nie!
Mit KENDOX können Mitarbeiter sekundenschnell Dokumente finden. Die flexiblen Suchmöglichkeiten nach Dokumententypen, Personennamen, Datum, Empfänger sowie der Volltext-Suche sorgen dafür, dass Mitarbeiter Dokumente im Handumdrehen wiederfinden.
Workflows gestalten
Mit KENDOX können Sie ganz einfach Prozessabfolgen und Workflows definieren. Beschreiben Sie Ihr Start und Endevent, fügen Sie logische Verknüpfungen ein oder definieren Sie Freigabeprozesse für bestimmte Dokumentenarten. Nachdem ein Mitarbeiter mit dem Prozessschritt fertig ist und das Dokument schließt, wird es automatisch der nächsten zuständigen Person zugewiesen.
Die wichtigsten Funktionen immer erreichbar
Egal ob Navigationsflächen, Arbeitsflächen oder Dokumentenbearbeitung. Bei allen Interaktionen steht Nutzerfreundlichkeit im Vordergrund. Die Oberfläche von KENDOX zeigt Ihnen immer die wichtigsten Funktionen für die jeweiligen Dokumente. So müssen Sie sich nicht aufwendig durch die Anwendung navigieren und Mitarbeiter lernen den Umgang mit der Software schnell.
Unsere Produktempfehlungen
Mit dem Dokumentenmanagement System von KENDOX werden Papierakten überflüssig und Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand enorm. Alle Dokumente wie Bescheinigungen, Zeugnisse und Nachweise werden zentral abgelegt.
Noch mehr gute Gründe für ein Dokumentenmanagement System
Bessere Workflows durch ein Dokumentenmanagement System
Wenn Sie mit einem cloudbasierten Dokumentenmanagement-System arbeiten, können alle Mitarbeiter – je nach Zugriffsrechten– ortsunabhängig auf die Dokumente und Dateien zugreifen. Das spart Speicherbedarf und Kapazitäten und verbessert die Workflows enorm.
Auch die standort- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wird erleichtert: So können z.B. Bewerbungen sogleich an die zuständigen Fachabteilungen weitergeleitet werden. Das DMS unterstützt die Synchronisierung mit allen anderen Systemen, wie beispielsweise CRM-Software und HR-Software.
Höhere Transparenz durch Versionierung
Sie bearbeiten Dokumente nachträglich? Und benötigen dann aber die aktuelle Fassung? Mit einem DMS können Sie sicher sein, dass Sie genau diese bekommen. Denn hier liegen immer die aktuellen Fassungen mit dem Bearbeitungsstand vor – und ältere Versionen sind trotzdem durch Bearbeitungsprotokolle nachvollziehbar.
Das macht die Bearbeitung transparent, nachvollziehbar und ist vor allem dann enorm wichtig, wenn mehrere Nutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten.
Bessere Archivierung und Auffindbarkeit
Dank intelligenter Indexierungssysteme und Verschlagwortung sind die Zeiten, in denen die Suche nach einem Dokument auch schon mal einige Stunden in Anspruch nahm, vorbei. Ein wesentlicher Faktor hierbei ist OCR-Texterkennung.
Ob E-Mails, Rechnungen, Präsentationen oder Bewerbungen – alles verschwindet mit Hilfe eines digitalen Ablagesystems im digitalen Aktenschrank, wo es aber nicht verstaubt, sondern bei Bedarf wiedergefunden wird.
Selbstverständlich ist die Archivierung mit Archivierungssoftware rechts- und revisionssicher. Durch intelligente Suchen über Dateinamen, Inhalte oder Metadaten finden Sie mit einem Dokumentenmanagement System Ihre Daten sekundenschnell.
Dokumentenmanagement System im HR-Bereich: Digitale Personalakte
Das papierlose Büro ist in vielen Unternehmen fast schon Alltag. Doch die Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Archivierung und Ausgabe von Unternehmensdaten, E-Akten und digitalen Dokumenten sind in Zeiten von Big Data eine große Herausforderung für viele Firmen in verschiedenen Branchen.
Eine Dokumentenmanagement Software, auch als Dokumentenmanagement System (DMS) oder Enterprise-Content-Management-Software (ECM-Software) bezeichnet, hilft, dass nicht das digitale Chaos ausbricht.
Moderne Lösungen im Recruiting
Eine gutes Dokumentenmanagement System funktioniert in allen Unternehmen – vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum Großindustrieunternehmen. Doch vor allem für das Personalwesen lohnt sich die Einführung der digitalen Personalakte. Bewerberverwaltung, Recruiting und Management von Personaldokumenten verschlanken nicht nur die Prozesse im HR-Bereich, sondern gewährleisten auch absolute Datensicherheit.
Aktuelles
ASES Practitioner Zertifizierung4. Januar 2023 - 8:31
Jahresspende 202215. Dezember 2022 - 9:11
Unser Cybersicherheitspaket für Ihr Unternehmen7. Oktober 2022 - 8:01