Revisionssichere Archivierungssoftware mit KENDOX
Auf welchem Stand ist Ihre Archivierung?
Viele Unternehmen verwalten ihre Unternehmensinformationen, wie Dokumente, Passwörter und Archive an verschiedenen Orten.
Oft kommt es vor, dass Mitarbeiter Stunden nach einem Dokument suchen müssen, weil dieses in den Weiten des Archivs abgelegt wurde. Das kostet viel Zeit, Geld und vor allem Nerven. Nicht zuletzt ist das auch nicht mehr rechtskonform.
Oder Dokumente werden doppelt abgelegt. Das nimmt nicht nur wertvollen Platz weg, sondern verursacht in manchen Fällen Verwirrung unter den Mitarbeitern.
Außerdem benötigen Mitarbeiter die Dokumente in modernen Unternehmen entlang der Prozesskette und nicht innerhalb der Abteilungen. Bei einem Vertragsprozess muss beispielsweise zuerst das Backoffice die Details ausarbeiten, dann muss der Vertrieb eine Freigabe geben und bei wichtigen Verträgen zuletzt der Geschäftsführer das „Go“ geben. Das ist ein vergleichsweise einfacher Prozess. Aber wie endet das wohl bei einem komplizierten Prozess mit vielen Beteiligten und komplexen Weitergabe-Wegen?
Die Liste mit Beispielen, wie Archivierung NICHT funktioniert, ließe sich endlos weiterführen.
Das hat zur Folge, dass Abteilungen nur schwer miteinander zusammenarbeiten können und die Mitarbeiter des Unternehmens an das Büro gebunden sind. Die unzulängliche Archivierung war für viele Unternehmen in der Corona-Pandemie ein Hindernis, schnell für jeden Mitarbeiter das Homeoffice (Link zu Artikel mit Homeoffice) anzubieten.
Eine Lösung, um eine revisionssichere Archivierung im Unternehmen zu gewährleisten, ist die Software KENDOX. Als Partner von KENDOX unterstützen wir den Mittelstand dabei, mit KENDOX das Dokumentenmanagement und eine revisionssichere Archivierung einzuführen.
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Unsere Produktempfehlung
Mit Kendox Infoshare können Sie alle Prozesse unterstützen. Papiergestützte Abläufe werden digitalisiert und Prozesse gestrafft und verkürzt. Papierakten werden überflüssig und Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand enorm.
Für wen eignet sich die Archivierungssoftware KENDOX?
KENDOX InfoShare ist als Enterprise Lösung realisiert worden. Das bedeutet, dass Unternehmen die Software unternehmensweit einsetzen können. Folgende Abteilungen arbeiten in der Regel mit der Archivierungssoftware:
Personalmanagement
Mit der digitalen Personalakte können Sie Personaldokumente digital ablegen und Dokumente online bearbeiten und sekundenschnell suchen.
Administration
Ob Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder sonstige Schreiben – in der Administration sind Dokumente nicht wegzudenken. KENDOX hilft bei der Erfassung, Bearbeitung und Archivierung um höhere Effizienz zu ermöglichen.
Buchhaltung
Sie können wichtige Dokumente für das Rechnungswesen digitalisieren und Workflows automatisieren. Das ermöglicht Ihnen neue Möglichkeiten fürs Controlling.
Einkauf und Verkauf
Sie können Belege, Rechnungen und Angebote von Lieferanten und Kunden digital sammeln und analysieren.
Digitale Archivierung von Rechnungen
Rechnungen müssen Sie stets im Original aufbewahren. Einzige Ausnahme: Sie digitalisieren das Original gobd-konform und weisen dies nach. Dann können Sie das Original vernichten.
Erhalten Sie Rechnungen auf digitalem Wege, müssen Sie auch diese elektronisch archivieren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt in Deutschland 10 Jahre. Andernfalls ist dies nicht gobd-konform und kann zu rechtlichen Problemen führen. Zudem müssen Sie die Grundsätze der Revisionssicherheit beachten.
Mit KENDOX decken Sie genau diese Szenarien ab. Sie können Dokumente vom Typ “Rechnung” einscannen oder anlegen. Dann können Mitarbeiter die Dokumente nicht löschen und nur mit besonderen Zugriffsrechten bearbeiten. KENDOX ermöglicht zudem eine sichere Archivierung und Nachweisbarkeit bezüglich Veränderungen.
Digitale Archivierung von Vertriebsdokumenten
Vertriebsdokumente sind meist lebende Dokumente. Viele Mitarbeiter arbeiten an den Dokumenten, geben Änderungswünsche vor oder pflegen diese ein. Ein Dokument wandelt sich über Wochen der Angebotserstellung sehr. Da kann es vorkommen, dass bestimmte Änderungen nicht mehr transparent sind und Verwirrung aufkommt.
Mit KENDOX können Sie alle Änderungen zentral sehen und beobachten, wie sich Dokumente über Wochen verändert haben. Sie können Dokumente nachdem Sie Änderungen eingepflegt haben, an andere Mitarbeiter zuweisen und Rollen verteilen, welche eine Freigabe der Dokumente erlauben. Das ist beispielsweise bei der Aussendung von Angeboten oder Rechnungen sinnvoll.
Digitale Archivierung von Einkaufsdokumenten: Purchase-to-Pay ganz einfach
Im Einkauf ist es üblich, dass die Transparenz und der Ablauf bei Bestellungen kompliziert und undurchsichtig ist. Mitarbeiter wissen nicht, wer bestimmte Bestellungen getätigt hat, oder ob die Leistungen vollständig vom Lieferanten erbracht wurden. Zudem fehlen Informationen darüber, wer Bestellungen freigegeben hat und ob Rechnungen bereits beglichen wurden.
All diese Prozessschritte können Sie durch KENDOX lösen. Denn KENDOX InfoShare unterstützt Sie bei jedem Prozessschritt, sodass alle Mitarbeitenden zur richtigen Zeit die relevanten Informationen haben.
Digitale Archivierung von (Personal-) Akten und Daten
Bei der Archivierung von Personaldokumenten und anderen Daten sollten Sie hohe Standards einhalten, da es sich um sehr persönliche Daten handelt. Diese müssen Sie besonders gut schützen, so der EuGh.
Wie Sie die Archivierung Ihrer Akten und Daten am besten digital umsetzen, ist pauschal nicht zu beantworten, da oftmals viele interne Richtlinien vorliegen und jede Dokumentenart individuell ist. KENDOX hilft Ihnen in jedem Fall dabei, alle rechtlichen Vorgaben in vollem Ausmaß zu erfüllen. Gerne beraten wir Sie bei diesem Anliegen.
Aktuelles
ASES Practitioner Zertifizierung4. Januar 2023 - 8:31
Jahresspende 202215. Dezember 2022 - 9:11
Unser Cybersicherheitspaket für Ihr Unternehmen7. Oktober 2022 - 8:01