Collaboration Software
Was ist Collaboration Software?
In Ihrem Unternehmen wird Teamarbeit groß geschrieben? Sie haben verschiedene Projekte, an denen Spezialisten aus verschiedenen Abteilungen arbeiten – und das vielleicht sogar an verschiedenen Standorten, aus dem Home-Office oder dem Ausland?
Dann brauchen Sie einen Workflow, der sowohl eine fehlerfreie Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, als auch eine gemeinsame Verwaltung und parallele Bearbeitung von Projekten ermöglicht. Collaboration-Software (Collaboration = Zusammenarbeit) oder auch einzelne Collaboration-Tools sind dazu perfekt. Sie helfen, Prozesse und Projekte mit mehreren Mitarbeitern so zu koordinieren, dass Informationen nicht verloren gehen, alle den Überblick behalten – und jederzeit Status-Updates zum Arbeitsfortschritt geben können.
Was Collaboration-Software bringt
Zugegeben: Wer mit einem kleinen Team im selben Büro immer zur selben Zeit arbeitet, braucht nicht unbedingt Collaboration-Tools, genannt auch Groupware-Tools oder Social Collaboration.
Allerdings ist selbst unter diesen Voraussetzungen Kommunikation oft fehleranfällig und komplex. Waren Sie schon mal in der Situation, sich ein Dokument per E-Mail hin- und herzuschicken, an dem fortlaufend Änderungen vorgenommen wurden? Irgendwann wusste keiner mehr, was eigentlich nun die aktuelle Version war, richtig? Und genau das verhindern Collaboration-Tools. Für Unternehmen mit wachsender Mitarbeiterzahl, unterschiedlichen Standorten und verschiedenen Projekten steigt der Wert einer passenden Software erheblich, denn dann schlagen sich Reibungsverluste stark im Output nieder. Ziel einer Collaboration-Software ist letztlich die Optimierung der Arbeitsprozesse, die Verbesserung der Zusammenarbeit und des Wissensaustausches – insbesondere in den Bereichen Planung, Organisation und Analyse.
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Unsere Produktempfehlungen
Es gibt viele Collaboration-Werkzeuge auf dem Markt. Einige Anwendungen beinhalten lediglich bestimmte Features, andere umfassen eine Vielzahl von Collaboration-Tools. Welche Anforderungen Sie haben, können Sie direkt im Gespräch mit unseren Mitarbeitern von SOFT-CONSULT klären. Eine wichtige Rolle spielt dabei, welche Programme und auch Dateienformate Sie bisher in Ihrem Unternehmen benutzen.
4 Gründe für die Anwendung einer Collaboration-Software
Mind-Mapping
Wissens- und Ideenmanagement wird für viele Unternehmen immer wichtiger. Mind-Mapping-Tools unterstützen beim Ideenaustausch, der allgemein oder auch projektspezifisch stattfinden kann. Beispielsweise durch Mind-Maps oder Brainstorming-Features sollen Mitarbeiter zu Kreativität motiviert werden. Auch Kunden können so direkt an diesem Prozess beteiligt werden.
Filesharing
Ein zentraler Gedanke von Collaboration Software ist, dass alle Dateien jederzeit und von überall her griffbereit sind. Dokumente, Tabellen, Bilder und andere Daten können über zentrale Speicherplattformen, oftmals Clouds, mit anderen Teammitarbeitern geteilt werden. Projektleiter oder Administratoren entscheiden dabei über die Zugriffsrechte.
Wichtigster Pluspunkt: Eine bessere Kommunikation
Sie wollen in Echtzeit mit Ihrem Team kommunizieren, beispielsweise über Chats, Video-Telefonie, Instant-Messaging oder E-Mails? Statt verschiedene Dienste unterschiedlicher Anbieter in Anspruch zu nehmen, können Sie auch auf ein Collaboration-Tool setzen, das alle Funktionen miteinander vereint. Viele Anbieter verfügen dabei über Schnittstellen zu den gängigen E-Mail-Programmen wie beispielsweise Microsoft Outlook. Außerdem bieten Projektboards die Möglichkeit, Aufgaben zu verteilen und Fortschritte mitzuteilen. Statt Zettelwirtschaft und unübersichtlichen To-Do-Listen, gibt es das Ganze jetzt digital gebündelt (mit Abhakfunktionen). Mit Hilfe von Kommentarfunktionen können unklare Aufgaben oder auch strittige Sachverhalte diskutiert und kommuniziert werden. Viele Tools bieten außerdem gemeinsame Kalenderfunktionen für Meetings, Besprechungen und Erinnerungen.
Aufgaben- und Projektmanagement
Sie wollen als Projektleiter oder Teamleiter alle Arbeitsprozesse und Projektfortschritte jederzeit gut überblicken? Dann sollten Sie auf ein Software setzen, die Ihnen diesen Überblick vereinfacht. Virtuelle To-Do-Listen, Projektboards mit genau dokumentierten Arbeitsabläufen und Fortschritten und automatisierte Status-Meldungen, die übrigens auch direkt an den Kunden gesendet werden können, erleichtern die Arbeit enorm und sorgen dafür, dass kein Projektchaos entsteht. Perfekt ist es, wenn solche Collaboration-Tools abteilungsübergreifend eingesetzt werden und somit das ganze Unternehmen davon profitiert.
Aktuelles
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